Vem gör vad?

Vad gör en convention bureau? Vilka tjänster erbjuds och vad är det vi inte gör? Vem gör det jobbet? Här reder vi ut rollerna. I ett annat inlägg kommer vi att reda vi ut olika begrepp vi slänger oss med och ge dig en enkel ordlista. Viktigast av allt: du behöver inte ha koll på allt detta, vi har koll ;)

Vad är en CVB?

CVB står för Convention Bureau och är destinationens officiella organ för information, marknadsföring, planering och värvning av möten och i vissa fall även evenemang. Det är en icke vinstdrivande organisation som har sitt säte i stadens destinationsbolag, marknadsbolag, näringslivskontor eller hos stadsledningen. I Örebro ingår CVB i det kommunala marknadsbolaget Örebrokompaniet AB och vi jobbar med både möten och evenemang.

Varför har staden denna resurs?

Möten och evenemang är viktiga för en stad, av flera anledningar. De bidrar till samhällsutveckling, tillväxt och att staden marknadsförs mot olika målgrupper. Möten- och evenemangsnäringen driver en väsentlig del av besöksnäringen och genererar konsumtion i många andra branscher. Det är en näring som skapar många arbetstillfällen och viktiga instegsjobb.

Att värva rätt möten och evenemang till en stad gör även att staden kan positionera sig i en tuff konkurrens med andra destinationer. Här kan skapas möjlighet att visa upp forskning, innovation, styrkor och satsningar. Möten och evenemang bidrar dessutom till att skapa en attraktiv plats, en stad med puls.

Vad kan jag få hjälp med av en CVB?

Örebro CVBs kostnadsfria tjänster innefattar bl a följande:

• Upprättande av en plan för mötet med fokus på syfte, mål, rollfördelning och önskat resultat.
• Planeringshjälp; råd och stöttning från start till mål i planeringsprocessen av mötet. För snabba tips, kika här.
• Preliminärbokning av hotell, mötesanläggningar, festvåningar och övriga faciliteteter som det finns behov av.
• Skapande av bid/offert som krävs inför beslut av mötesdestination.
• Marknadsföringsmaterial om Örebro; bilder, filmer, presentationer och texter.
• Koordinering av kontakter inom det lokala näringslivet, kommunen, akademin, myndigheter och andra intressenter.
• Visningsresor/Studiebesök för relevanta beslutsfattare.

Vad är det en CVB inte gör?

En CVB ska inte konkurrera med tjänster som företag i näringslivet kan ta betalt för. Det innefattar till exempel ord som slutar på "hantering" såsom deltagarhantering, utställarhantering, programhantering, abstracthantering och ekonomihantering. Dessa tjänster erbjuds av PCO-företag, mötesbyråer och många av tjänsterna även av större mötesanläggningar och eventbolag.

Vad är en PCO?

PCO står för Professional Congress Organizer och är alltså en professionell kongressarrangör. En PCO tar hand om allt praktiskt arbete som en CVB inte ska ägna sig åt. När Örebro CVB exempelvis har preliminärbokat stadens alla hotellrum för att säkerställa kapacitet inför ett möte är det ofta en PCO vi lämnar över till för avtalsskrivning och hantering av rummen för deltagarna.

...och Conventum då?

Örebro CVB blandas ofta ihop med Conventum. Conventum är stadens största mötesanläggning och därmed ofta platsen för stora möten i Örebro. Bakom driften står ett privat bolag, Kongrexum AB. Conventum genomför möten och säljer flera av tjänsterna som presenteras ovan till skillnad från Örebro CVB som är stadens resurs för värvning och stöttning.

Vilka fler kan du tänkas behöva?

För att få en bra kvalitet på ditt möte kan det vara klokt att exempelvis ta in en mötesproducent, en moderator och någon som kvalitetssäkrar det som ska presenteras på mötet, dels själva presentationerna och dels coachar dem som ska presentera. Vi på Örebro CVB hjälper dig att se över behoven och har koll på potentiella samarbetspartners.

Var kommer du in i bilden?

Bakom majoriteten av alla nationella och internationella möten som kommer till Örebro finns ett lokalt engagemang. Någon som räckt upp handen och sagt att "det här mötet vill jag ha i Örebro". Vi kallar denna någon för "lokal värd", en lokal arrangör. Denne lokala värd har egentligen något helt annat jobb till vardags än att arrangera möten, inom det offentliga eller privata.

Kanhända är DU vår nästa lokala värd?

Att vara lokal värd för ett nationellt eller internationellt möte skapar en rad positiva effekter för dig som person, ditt företag eller organisation och vår stad. Här kan du läsa mer om det.

Vad är den "lokala värdens" roll?

Varje mötesplanering ser olika ut. Vissa möten har en central organisation som styr upp det mesta, andra inte. Det reder vi på CVB ut när vi tillsammans sett över vilket möte det är som är intressant för dig att ta hit.

Men generellt så landar delar av innehållsproduktionen på ditt bord. Den del som är inom själva ämnet för mötet, med andra ord, det du kan. Övrigt innehåll såsom mat, lokaler, artister, logistik med mera löser vi andra.

Här finns alltså goda förutsättningar att sätta din prägel på mötet och, utifrån den plan vi på CVB kan hjälpa till med, säkerställa att mötet ger den effekt som du som lokal värd önskar.

Uppdelningen är därför: du står för expertisen inom ditt område, vi och vårt nätverk av samarbetspartners; PCO´er, mötesanläggningar, hotell, mötesproducenter, eventbolag, teknikföretag osv, tar hand om resten.

Är du intresserad? Kontakta oss gärna! Kontaktuppgifter hittar du här, eller via kontaktformuläret nedan.