Så skapar du ett bra fysiskt möte

Vi tipsar

Under pandemin fick de digitala mötena en rejäl skjuts framåt, det är inte mer än rätt att de fysiska får ta lika stora kliv nu. Så låt oss säga 👋hejdå till klassiska kongressprogram med en bunt föreläsare och en skara lyssnare. In med variation, interaktion, smarta tekniska lösningar och inte minst: låt oss dra nytta av det faktum av att vi är tillsammans, på plats, IRL.

När vi på Örebro Convention Bureau pratar om ”möten” är det främst kongresser och konferenser vi menar men vi är även ivriga förespråkare av att ta väl hand alla typer av möten, kanske några av tipsen även kan uppgradera era internmöten?

Ta del av vår lista med tips, en lista som vi håller levande och uppdaterar och justerar utifrån nya input och tankar löpande.

  1. Tänk noga igenom mötets syfte och mål. Vad ska deltagarna ha fått med sig? Vad ska finnas kvar efter mötet? Hitta ert ”varför” ni vill arrangera mötet och håll fokus på det genom hela planeringsarbetet. (Läs mer här: planeringshjälpen). Finns fler intressenter i staden som kan dra nytta av ert möte och skapa win-win för flera parter?
  2. Vem gör vad? Skapa en tydlig rollfördelning. (Läs mer här: vem gör vad). DU ska inte göra allt.
  3. Budget? Datum? Plats? Se över alla förutsättningar och skapa en ram för mötet; boka mötesanläggning och hotellrum för deltagarna. (ordnar vi på cvb!)
  4. Vad gäller? Se över och sammanställ avbokningsregler, avtal, upphandlingskrav, regelverk och säkerhetsfrågor.
  5. Skapa en plan för kommunikation (tips här) och hållbarhetsarbete (checklista här) Tänk på att pandemin har gjort att många av oss blivit mer hållbara utifrån både vår egen tid och vår miljö. För att resa iväg krävs att värdet överstiger ”belastningen”.  Ska du bjuda in till ett stort möte måste du få deltagarna att förstå att det är värt att komma.
  6. Bjud in rätt personer. Förbered deltagarna. Kommunicera så att de som ska delta har en chans att förstå vad de har att se fram emot, vad som förväntas av dem och vilka de kommer att få möta. 
  7. Fundera på om mötet kan börja i digital form innan det fysiska mötet drar igång. På Facebook, Instagram, en chat på webbsidan eller liknande. Där kan dialog, kunskapsöverföring och nätverkande börja för att intensifieras när mötet genomförs. Där kan samtalen även fortsätta efter att mötet genomförts. 
  8. Fundera på tidsåtgång för själva mötet, revidera gamla programupplägg!
  9. Ta inspiration från de större digitala mötena och tv-produktionerna; snyggt, rappt och välproducerat med en tydlig röd tråd. Så kan ett fysiskt möte också produceras.
  10. Tänk igenom hur flera sinnen kan användas och låt temat för mötet eller den röda tråd du hittat genomsyra mötet och förstärka det; mat, musik, dekor osv. 
  11. Säkerställ en hög grad av variation med exempelvis inspelat material, scenprogram, dialog, digital och fysisk interaktion, tillbakalutat lyssnande och aktivt lyssnande och inte minst: möten i mötet! Se nästa punkt.
  12. ☝️JÄTTEVIKTIGT: Ett fysiskt möte ska ha mötet mellan människor i fokus, face to face, så skapa olika mötesplatser på anläggningen/i konferensrummet som inbjuder till interaktion och nätverkande. Prioritera det.
  13. Använd utemiljön, addera walk and talks eller låt deltagarna promenera till ett annat ställe för ett seminarium eller grupparbete.
  14. Skapa korta, smarta pauser i programmet som ger energi, återhämtning, skratt eller på annat sätt gör att det faktiskt blir en paus.
  15. Bygg upp mötet klokt. Tänk som en konsert! Du vill få en bra känsla när allt drar igång, en ”jaa, nu kör vi!” men missa inte heller att göra ett bra avslut, det är den känslan deltagarna åker hem med. Är det i Örebro du ska ha ditt möte så har vi musik, filmer, bilder och annat bra du kan få för att rama in mötet.
  16. Ett bra värdskap är viktigt. Människor som möter dig när du kommer fram, visar vägen och hjälper till på plats är bättre än skyltar och information. Skapa en inramning som rimmar med platsen ni är på och som låter deltagarna få uppleva destinationen ni valt för ert möte. Hur mycket synlighet vill ni ha? Vill ni få hjälp med att måla staden i era färger? Önskas kringaktiviteter? Vi har idéer från det lilla till det stora, kontakta oss!
  17. Missa inte att redan från början planera in hur mötet ska utvärderas. Vissa delar görs bäst på plats, andra när deltagarna landat hemma igen. Se till att använda den input du får för att uppgradera nästa tillfälle. Se till att inte släppa bra saker som kickats igång, se punkt 7, kan samtalen fortsätta till nästa gång ni ses?