Våra 4 bästa tips! - test Impera

Börja med slutet

 För att hitta syfte och mål rekommenderar vi dig att börja bakifrån med mötesprocessen och fokusera på vad som ska finnas kvar efter mötet. Vad du vill att deltagarna ska ha fått med sig och vilket avtryck vill du att mötet ska ha gett för dig och din verksamhet. I de svaren hittar du syfte och mål för mötet och säkerställer att mötet blir ett verktyg för den ordinarie verksamhetens mål, vision, strategier eller kanske utmaningar? Ett tydligt syfte och relevanta mål som kommuniceras till alla involverade bygger en bra plattform för mötet och styr vilket mötesformat som är bäst lämpat. En tidigt uppsatt plan för hur uppföljning och utvärdering ska gå till skapar en riktning för hela mötesprocessen. Här bistår vi dig gärna med vår kunskap och erfarenhet och ser hur vi kan arbeta för att mötet ska få största möjliga effekt.

DU behöver inte göra allt

Rätt person på rätt plats gör arbetet effektivt och skapar bästa möjliga resultat. Det är klokt att reda ut vad Örebro CVB kan ta hand om (kostnadsfritt), vad en PCO (Proffesional Congress Organiser) kan kopplas på för att göra, vad som ligger på mötesanläggningen och vad som blir din roll som arrangör. Likaså se över hur vi bygger en bra intern arbetsgrupp för mötet. Vi ser även gärna över vilka andra intressenter i Örebro som kan kopplas på för att stärka mötets syfte och mål och skapa ännu större ringar på vattnet.

Gör hållbarhet till en självklarhet

1. Tänk hållbarhet tidigt i planeringen.
2. Engagera alla som är involverade i mötesplaneringen. Identifiera tillsammans områden och sätt upp tydliga actions.
3. Samverka med destinationen och leverantörer - lyssna in och ta del av tidigare erfarenheter.
4. Tänk över alla inköp och ställ krav på leverantörerna.
5. Kommunicera! Både för att uppmuntra alla kring mötet att ta kloka beslut (transporten till Örebro t ex) och för att inspirera andra genom att berätta om era ambitioner och vad ni gör.

Använd gärna vår checklista som stöd i er planering.